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Cosa fa un
Assistente Esecutivo?

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Altri nomi utilizzati per questa posizione: Segretario Esecutivo, Segretario Aziendale, Assistente Ministeriale, Assistente Parlamentare, Impiegato Consiglio Amministrativo

Descrizione

L'Assistente Esecutivo è il braccio destro di dirigenti e politici, fornisce supporto diretto e gestisce il programma di appuntamenti. Pianifica, organizza, coordina e controlla tutte le procedure, attività e documentazioni.


Diversamente dall'Assistente Amministrativo, fornisce consigli e raccomandazioni, oltre a svolgere una varietà di lavori d'ufficio. Spesso fanno da rappresentanti, collaborando con individui ed organizzazioni, e possono coordinare le Pubbliche Relazioni.


Anche se i termini "Assistente" e "Segretario" sono spesso usati in modo intercambiabile, va specificato che il primo ha lentamente sostituito il secondo, che in molti casi è considerato obsoleto ed inadeguato.
Principali Responsabilità

Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per un Assistente Esecutivo.


  • Fare da intermediario ed essere il primo punto di contatto di clienti, venditori e membri dello staff, interagendo con essi on modo professionale e tempestivo:
  • fornire le informazioni richieste, preparare la documentazione necessaria e garantire le successive azioni di controllo;
  • incontrare privati, gruppi di speciale interesse ed altri per conto dei dirigenti, per discutere argomenti e fornire consigli.
    • Revisionare e filtrare tutta la posta, le chiamate e i fax in entrata e uscita:
    • analizzare circolari, richieste e rapporti in entrata e uscita;
    • coordinare i servizi di comunicazione e di spedizione/corriere con i fornitori preferiti;
    • monitorare, rispondere ed inoltrare le email in entrata;
    • aggiornare e mantenere le liste di contatti.
      • Creare e revisionare comunicazioni scritte, rapporti, presentazioni e fogli di lavoro:
      • condurre ricerche e generare resoconti raccogliendo dati da diverse fonti e/o trasformarli in documenti;
      • presentare relazioni e dare informazioni a dirigenti, commissioni e consigli di amministrazione.
        • Gestire il calendario personale e professionale del dirigente e le richieste di incontro, coordinando appuntamenti ed assicurandosi che tutto proceda senza intoppi:
        • assicurarsi che compiti e progetti vengano svolti entro le scadenze;
        • prenotare sale riunioni e altre location per i meeting;
        • prenotare sedi e coordinare il catering per l'organizzazione di eventi importanti;
        • preparare l'ordine del giorno delle riunioni per ottimizzare i tempi;
        • prendere appunti durante le riunioni e fare riassunti;
        • gestire prenotazioni di viaggio e alloggi.
          • Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici come email, resoconti ed altri documenti amministrativi:
          • convertire documenti cartacei in digitali utilizzando uno scanner;
          • prestare assistenza nell'inserimento dati e nella manutenzione dei database.
            • Ordinare il materiale mancante e mantenere l'inventario, sostituendo le attrezzature se necessario o richiesto.
              • Comprendere e mantenersi aggiornati sulle strutture, le politiche interne e gli obbiettivi dell'azienda.
                • Gestire e segnalare le spese:
                • in alcuni casi, svolgere compiti relativi alla contabilità, come la fatturazione.

Attività Quotidiane

  • Revisionare e filtrare tutta la posta, email, chiamate e fax in entrata e in uscita.
  • Gestire il programma giornaliero del dirigente, fissando appuntamenti professionali e personali.
  • Agire da collegamento ed essere il primo punto di contatto con privati ed organizzazioni.
  • Condurre ricerche e fornire informazioni e consigli.
  • Preparare presentazioni e documenti.
  • Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici.
Stipendio
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Competenze e Qualifiche Richieste
  • Eccezionali competenze organizzative e di gestione del tempo:
  • stabilire le priorità e pianificare le attività lavorative in modo efficiente, ottimizzando i tempi gestendo grandi carichi di lavoro;
  • essere multitasking; saper lavorare in ambiente dinamico e frenetico.
    • Grande iniziativa, flessibilità ed efficienza:
    • Saper imparare ed adattarsi velocemente, affrontando continue richieste diverse.
      • Grande cura dei dettagli e precisione.
        • Eccezionali doti interpersonali e comunicative:
        • comunicare chiaramente, sia a voce che per iscritto, in modo da creare relazioni di fiducia con clienti, collaboratori e dirigenti;
        • dimostrare un atteggiamento professionale ed impeccabile al telefono;
        • avere una personalità amichevole e gradevole in modo da favorire e mantenere relazioni positive;
        • dimostrare grande abilità nel trattare i clienti in modo da anticipare le loro necessità e gestire le loro richieste in modo dinamico, diplomatico e discreto.
          • Capacità di analisi e risoluzione dei problemi:
          • identificare le problematiche e risolverle tempestivamente con creatività e giudizio.
            • Abilità amministrative:
            • comprovate competenze in elaborazione testi, fogli di lavoro e applicazioni di database;
            • comprovata capacità di digitare alla velocità di 40-60 parole al minuto;
            • saper utilizzare attrezzature d'ufficio di base come stampanti e fotocopiatrici.
              • Grande onestà, discrezione e integrità:
              • essere sufficientemente affidabile da occuparsi di informazioni confidenziali;
              • essere in grado di comprendere ed agire su questioni delicate.
                • Eccezionale intraprendenza, autosufficienza, puntualità ed affidabilità.

Molto importante per gli Assistenti Amministrativi è il modo di porsi. Ovviamente in questo lavoro è essenziale avere grande abilità nel rapporto con i clienti, ma un candidato di successo deve inoltre essere sempre educato, sorridente e trasmettere positività.


Il titolo di studio minimo richiesto per ricoprire una posizione di Assistente Esecutvo è il diploma di scuola superiore. Ad ogni modo, sempre più datori di lavoro richiedono lauree o master in Amministrazione, Economia o studi di segretariato.


Molte posizioni da assistente Esecutivo richiedono da 3 a 5 anni di esperienza di lavoro d'ufficio, preferibilmente come Assistente Amministrativo. Avere delle conoscenze di base nel settore per il quale ci si candida è sempre un must.


L'Assistente Esecutivo deve essere disposto ad uscire dagli schemi di lavoro, nel senso che spesso gli verranno date nuove responsabilità, e gli sarà richiesto di svolgere lavoro straordinario e di essere sempre reperibile. In altre parole, il suo programma di lavoro è interamente definito dalle esigenze del suo superiore e può variare da una compagnia all'altra.

Offerte di Lavoro
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