Descrizione
Il Reparto Amministrativo dà struttura a tutti i tipi di azienda, dalle istituzioni finanziarie agli studi legali, agli ospedali. E' il centro informazioni, database e l'archivio di ogni organizzazione; raccoglie, archivia e distribuisce informazioni, convertendole in dati misurabili, tracciabili e facilmente reperibili. Questo reparto controlla inoltre il budget dell'azienda ed ha l'ultima parola in tutte le decisioni, incluse quelle di politica interna e di miglioramento delle procedure.
Il campo Amministrativo unisce le competenze dei vari professionisti impiegati in Risorse Umane, Contabilità e Vendite. Tutti questi reparti lavorano per lo stesso obbiettivo; assicurano che l'azienda sia gestita in maniera ottimale. Quindi, la maggior parte dei professionisti gestiscono o rispondono direttamente ai reparti sopra citati.
Panoramica delle Attività
I professionisti dell'Amministrazione sono generalmente divisi due gruppi: i direttori ed i loro impiegati. I Direttori sono anche responsabili delle seguenti mansioni mangeriali:
- Sviluppare, migliorare, supervisionare e revisionare i piani tattici ed operativi, procedure e sistemi, in accordo con gli obbiettivi, le politiche, le procedure, il budget e le scadenze dell'organizzazione.
- Selezionare, formare, supervisionare e disciplinare il personale amministrativo.
- Assegnare compiti e stabilire priorità.
- Supervisionare i budget, la manutenzione delle attrezzature d'ufficio, il rendimento degli impiegati e la gestione degli eventi.
- Gestire lamentele e reclami, con l'aiuto del reparto Risorse Umane.
La maggior parte dei loro impiegati invece sono solitamente responsabili delle seguenti mansioni:
- Gestire tutte le richieste in entrata e in uscita, indirizzare chiamate ed email ai destinatari appropriati.
- Fornire informazioni a clienti ed impiegati, rispondendo alle domande ed indirizzando eventuali reclami in modo professionale, discreto e cortese.
- Raccogliere e classificare dati ed informazioni, archiviando ed organizzando documenti sia elettronici che cartacei, ed eseguire la manutenzione dei database, quando richiesto.
- Creare, revisionare e distribuire comunicazioni scritte, documenti, presentazioni e fogli di calcolo.
- Fissare appuntamenti e riunioni, gestendo l'agenda.
- Supervisionare le attrezzature d'ufficio e mantenere aggiornato l'inventario.
- Pianificare e coordinare eventi mondani per il personale, come uscite di gruppo, festeggiamenti e raccolte fondi.
Tutti i professionisti impiegati nel settore Amministrativo condividono le stesse caratteristiche che includono, ma non si limitano a:
- Essere molto abili nello stabilire le priorità e svolgere più mansioni contemporaneamente. Gestire facilmente e in maniera efficiente grandi carichi di lavoro.
- Essere in grado di imparare ed adattarsi velocemente, durante continui cambi di richieste.
- Saper comunicare chiaramente per poter dare istruzioni dettagliate, informazioni o assistenza a clienti e/o impiegati.
- Avere una personalità amichevole e coinvolgente per mantenere relazioni positive.
- Dimostrare grandi doti nel servizio al cliente, anticipandone i bisogni e gestendo le richieste in modo efficiente.
- Avere un atteggiamento ottimista ed energico, essere molto bravi a motivare se stessi e gli altri.
- Avere una grande attenzione ai dettagli e un alto livello di precisione per poter assicurare che gli standard vengano sempre rispettati.
- Saper raccogliere, analizzare, organizzare ed esporre informazioni abilmente.
- Essere pieni di risorse, reattivi e flessibili; saper identificare e risolvere problemi in maniera tempestiva.
- Essere autosufficienti, in grado di lavorare con iniziativa e buon giudizio.
- Avere eccellenti abilità amministrative ed informatiche, essere molto efficienti nell'elaborazione testi, fogli di calcolo ed applicazioni di database.
- Essere discreti ed affidabili nel trattare informazioni confidenziali.
Per diventare un dirigente amministrativo, è necessario avere un alto livello d' istruzione ed acquisire una certa esperienza lavorativa. La scelta più popolare tra i dirigenti è un Master in Economia Aziendale, insieme ad altri titoli di studio in Amministrazione, Economia o Contabilità.
La maggior parte degli altri ruoli nell'Amministrazione sono lavori che non richiedono necessariamente titoli di studio. Il requisito minimo è generalmente un diploma di scuola superiore. Ad ogni modo, sempre più datori di lavoro oggi prediligono candidati che abbiano conseguito una laurea o un master in Contabilità, Amministrazione o Economia. Inoltre, ogni altro livello superiore d'istruzione è spesso riconosciuto come esperienza e può permettere ai candidati di proporsi per ruoli di maggiore importanza.
Quasi tutte le aziende e le istituzioni hanno doveri amministrativi e d'ufficio di cui occuparsi. Quindi, i professionisti dell'Amministrazione lavorano in una grande varietà di settori, il che significa che potrebbero doversi specializzare in uno o più dei campi seguenti: Finanza, Contabilità, Economia, Marketing, Gestione di Eventi, Gestione del Turismo, Gestione di Hotel, Legge, Sanità, Istruzione, Ingegneria, Tecnologie Informatiche, Telecomunicazioni e/o Lingue Moderne.
Tutti gli impiegati Amministrativi che interagiscono col pubblico devono prestare grande attenzione al loro modo di presentarsi. E' cruciale per loro avere eccezionali abilità nel servizio al cliente, così come essere sempre educati, sorridenti e trasmettere un atteggiamento positivo.
Contrariamente a ciò che si pensa, non tutti i professionisti di questo settore lavorano in orari d'ufficio. Ad alcuni di loro è richiesto di prendersi carico di ulteriori responsabilità, il che richiede lavoro straordinario per completare compiti entro le scadenze. Fortunatamente il lavoro straordinario non è sempre la norma in quanto gli orari variano da una compagnia all'altra.