Descrizione
Gli Agenti di viaggio aiutano individui, gruppo e viaggiatori d'affari a pianificare e organizzare i loro programmi di viaggio, dall'acquisto di pacchetti turistici alla prenotazione di voli e alberghi. Deve avere familiarità con il processo e le tecnicità delle prenotazioni di voli e alberghi per fornire le informazioni necessarie ai propri clienti in modo tempestivo. Gli Agenti di Viaggio lavorano presso agenzie di viaggio o tour operator.[1]
La maggior parte delle agenzie di viaggio si specializza in determinate destinazioni e tipi di viaggiatori. Alcune agenzie lavorano solo con i viaggiatori d'affari e possono avere accordi particolari con alcuni hotel e compagnie aeree (ad esempio tariffe speciali di prenotazione) mentre altri si specializzano in viaggi di piacere o di avventura e lavorano con i clienti in cerca di una vacanza.
Ecco una lista parziale di alcuni dei compiti più comuni per un Agente di Viaggio.
- Fornire informazioni riguardanti i viaggi (opzioni di volo e alloggio, trasporti e relativi costi), ed informazioni generali riguardo le destinazioni (attrazioni popolari, costumi locali e lingue):
- consigliare i clienti riguardo la documentazione necessaria (passaporto, visti e valuta).
- Consigliare i clienti sulle migliori opzioni per i loro viaggi:
- consigliare l'alloggio;
- fornire informazioni generali sulla destinazione.
- Pianificare ed organizzare viaggi e pacchetti vacanza per famiglie, gruppi o singoli individui, verificando tutti i dettagli inclusi voli, alloggi, mezzi di trasporto ed attività:
- utilizzare sistemi di prenotazione on-line per prenotare tempestivamente trasporti e alloggio per i loro clienti.
- Vendere viaggi e pacchetti vacanza;
- promuovere offerte di hotel, resort e crociere.
- Mantenersi aggiornati sulle destinazioni più popolari:
- ricercare nuove destinazioni.
- Creare e mantenere un profilo dei clienti al fine di fornire un servizio migliore:
- tenere traccia delle informazioni personali, dei viaggi, di preferenze e richieste particolari dei clienti.
- Gestire operazioni amministrative:
- richiedere e gestire i pagamenti dei clienti;
- fornire una lista dettagliata dei costi ai clienti, insieme alle relative ricevute di pagamento.
- Essere pronti e capaci di risolvere ogni inconveniente in cui i clienti potrebbero incappare, come voli annullati e prenotazioni errate.
- Saper consigliare e vendere le assicurazioni di viaggio.
Attività Quotidiane
- Ricevere ed effettuare telefonate ed e-mail, fornire consigli e rispondere alle domande e/o lamentele dei clienti.
- Accogliere e consigliare i clienti.
- Verificare disponibilità e prezzi di voli, hotel e pacchetti vacanza.
- Prenotare voli, hotel e pacchetti vacanza.
- Controllare promozioni ed offerte speciali.
- Promuovere destinazioni, compagnie aeree, hotel e pacchetti vacanza.
- Essere informati sulle prossime promozioni ed offerte.
- Vendere assicurazioni di viaggio.
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Suggerimenti di ricerca:
- Prova con parole più generiche
- Controlla l'ortografia
- Sostituisci le abbreviazioni con la parola intera
- Eccezionali doti interpersonali e comunicative:
- comunicare chiaramente con i clienti, in modo da spiegare loro ogni informazione relativa al viaggio e fornire assistenza se necessario;
- avere una personalità amichevole e saper lavorare in squadra;
- essere orientati alla vendita e capaci di negoziare per conto dei clienti.
- Eccezionali abilità organizzative:
- essere in grado di pianificare un intero programma dettagliato;
- essere multitasking; in grado di svolgere più mansioni contemporaneamente.
- Abilità di analisi e risoluzione dei problemi:
- saper lavorare sotto pressione ed essere reattivi nella risoluzione di eventuali problemi;
- essere in grado di identificare tempestivamente la figura che possa aiutare nella risoluzione dei problemi.
- Abilità amministrative:
- essere in grado di utilizzare la strumentazione informatica necessaria per la prenotazione e vendita di viaggi e biglietti;
- essere in grado di progettare i costi e spiegarli in modo dettagliato;
- saper usare la strumentazione informatica d'ufficio.
- Grande iniziativa, flessibilità, intraprendenza ed ottime capacità di servizio al cliente.
L'Agente di Viaggio essendo essenzialmente un venditore, deve dare una buona impressione dimostrandosi affidabile e onesto. Deve apparire pulito, sano e avere un atteggiamento positivo. Educazione e buone capacità di comunicazione sono importanti poiché ci sono molti dettagli e politiche specifiche che con cui la maggior parte dei clienti non ha familiarità.
Un Agente di Viaggio deve essere in grado di comprendere e quindi di spiegare tutte le complessità del viaggio ai propri clienti. Quindi, al fine di servire al meglio i propri clienti, gli Agenti di Viaggio devono anche essere esperti di viaggi d'affari e turistici, conoscere le politiche e i tassi di cambio, le notizie globali, le abitudini e le lingue straniere e le date migliori per ogni destinazione.
Per i candidati Agenti di viaggio, pur non essendo obbligatorio, un diploma conseguito presso un istituto professionale ad indirizzo economico aziendale e turistico, può rappresentare un vantaggio. L'esperienza sul campo, unitamente a corsi specifici di formazione professionale, consentono di sviluppare le conoscenze e le abilità necessarie alla gestione dei sistemi di prenotazione ed emissione automatica dei biglietti.[2]