Descrizione
Gli Assistenti Amministrativi fanno si che il lavoro d'ufficio proceda regolarmente, svolgendo una varietà di compiti amministrativi, quali archiviazione, organizzazione, stesura di documenti, gestione e coordinamento dell'ufficio. In alcuni casi, specialmente in piccole aziende l'Assistente Amministrativo si occupa anche di mansioni riguardanti le Risorse Umane, in campi come contabilità, assunzioni e logistica.
La maggior differenza tra Assistente Amministrativo ed Assistente Esecutivo sta nella persona, o gruppo di persone, a cui risponde. L'Assistente Esecutivo fornisce assistenza personalizzata ad uno specifico individuo, mentre l'Assistente Amministrativo lavora per un'intera squadra, reparto o ufficio. Ovviamente il loro carico di lavoro varia di conseguenza. Generalmente quelle dell'Assistente Amministrativo sono mansioni più impiegatizie rispetto a quelle dell'Assistente Esecutivo, che può prendere più iniziativa. Il lavoro dell'Assistente Amministrativo non solo contribuisce a quello dell'Esecutivo, ma è utile a tutte le attività aziendali.
Inoltre, il termine "Assistente" ha lentamente sostituito il termine "Segretaria/o", considerato obsoleto ed inadeguato.
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per un Assistente Amministrativo.
- Accogliere ed indirizzare i visitatori.
- Gestire posta, chiamate, email e fax in entrata e in uscita:
- monitorare, rispondere ed inoltrare la posta elettronica;
- coordinare le comunicazioni e i servizi di spedizione/corriere con i fornitori preferiti;
- ritirare, smistare e distribuire la posta in arrivo giornalmente;
- monitorare e restituire le consegne dei clienti (es. disegni e documenti).
- Creare, mantenere e revisionare fatture, rapporti, promemoria, schede tecniche, ed altri documenti:
- condurre ricerche e creare rapporti raccogliendo dati da diversi strumenti e/o trasformarli in documenti;
- digitare, correggere bozze, e gestire la corrispondenza;
- aggiornare e mantenere le procedure e guide esistenti, così come liste telefoniche, mailing lists ed altre liste di contatti.
- Archiviare ed organizzare documenti elettronici e cartacei, come email, fatture e altri documenti amministrativi:
- convertire documenti cartacei in digitali utilizzando uno scanner;
- prestare assistenza durante l'inserimento dati e la manutenzione dei database.
- Programmare e coordinare riunioni, colloqui, appuntamenti, eventi ed altre attività simili:
- gestire il calendario e coordinare il flusso di lavoro e le riunioni;
- preparare un programma dei meeting per ottimizzare al meglio i tempi;
- prenotare sale riunioni ed altre aree idonee ai meeting;
- fissare le sedi e coordinare il catering per grossi eventi;
- prendere appunti durante le riunioni, scrivere e distribuire i riepiloghi;
- prendersi cura dell'organizzazione di viaggi per i dirigenti.
- Interagire con clienti e terzi, riferendo eventuali reclami in modo tempestivo:
- seguire e mantenere i rapporti con i clienti;
- preparare ed inviare documenti richiesti dai clienti;
- assicurarsi che i progetti vengano terminati entro le scadenze.
- Mantenere il coordinamento dell'ufficio e risolvere i problemi amministrativi:
- organizzare la riparazione e il mantenimento delle attrezzature d'ufficio;
- ordinare i materiali mancanti e mantenere l'inventario, sostituendo e rimpiazzando eventuali attrezzature;
- completare le note spese;
- assicurarsi che l'area di lavoro sia sempre pulita e in ordine.
Attività Quotidiane
- Assicurarsi che il lavoro si svolga regolarmente.
- Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici, come email, fatture, resoconti ed altro materiale amministrativo.
- Gestire tutte le mail, chiamate, fax e posta in entrata e in uscita.
- Creare e distribuire documenti.
- Gestire le richieste dei clienti.
- Eseguire ricerche e fornire informazioni.
- Programmare riunioni.
Lo stipendio medio per Assistente Amministrativo è 24 100 € all'anno o 12 € all'ora. Questo è circa 1.5 volte di più dello stipendio medio del paese. Gli stipendi per questa posizione partono da 17 000 € e per professionisti con esperienza arrivano fino a 34 000 € Questi risultati sono basati su 5 stipendi estratti dalle descrizioni degli annunci di lavoro.
- Eccezionali doti interpersonali e comunicative:
- comunicare chiaramente, sia a voce che per iscritto, in modo da creare relazioni di fiducia con clienti, collaboratori e dirigenti;
- dimostrare un atteggiamento professionale ed impeccabile al telefono;
- avere una personalità amichevole e gradevole in modo da favorire e mantenere relazioni positive con i clienti;
- dimostrare grande abilità nel trattare i clienti in modo da anticipare le loro necessità e gestire le loro richieste in modo dinamico, diplomatico e discreto;
- saper lavorare in squadra.
- Eccezionali doti organizzative e di gestione del tempo:
- stabilire le priorità e pianificare il lavoro in modo da ottimizzare i tempi gestendo grandi carichi di lavoro;
- essere multitasking; saper lavorare in ambiente dinamico e frenetico.
- Saper analizzare e risolvere problemi:
- saper leggere ed interpretare le informazioni correttamente;
- identificare e risolvere problemi tempestivamente, con creatività e giudizio.
- Grande attenzione ai dettagli e precisione:
- assicurarsi di mantenere gli standard aziendali, incluso un alto livello di correzione bozze;
- mantenere la concentrazione durante lavori molto ripetitivi.
- Competenze amministrative:
- comprovata abilità nell'elaborazione testi, fogli di calcolo ed applicazioni di database;
- comprovata abilità di battere alla velocità di 40-60 parole al minuto;
- saper utilizzare le attrezzature di base d'ufficio, come fotocopiatrici e stampanti.
- Alti livelli di onestà, discrezione ed integrità:
- essere abbastanza affidabile da trattare informazioni confidenziali.
- Grande iniziativa, flessibilità e prontezza:
- essere in grado di imparare ed adattarsi velocemente in situazioni di continue richieste;
- ottimizzare e migliorare i processi organizzativi in uso.
- Eccezionale intraprendenza e vasta conoscenza delle pratiche d'ufficio, procedure ed attrezzature.
Molto importante per gli Assistenti Amministrativi è il modo di porsi. Ovviamente in questo lavoro è essenziale avere grande abilità nel rapporto con i clienti, ma un candidato di successo deve inoltre essere sempre educato, sorridente e trasmettere positività. Competenze di project management e di esperienza nelle vendite e fidelizzazione sono fondamentali, così come per quanto riguarda la contabilità, inserimento dati e la conservazione della documentazione.
Il titolo di studio minimo richiesto per ricoprire una posizione di Assistente Amministrativo è il diploma di scuola superiore. Ad ogni modo, sempre più datori di lavoro richiedono lauree in Amministrazione, Economia o simili. Ogni livello di studio superiore ovviamente permette di candidarsi per posizioni maggiori, specialmente per coloro che desiderano una carriera come Assistenti Esecutivi. Gli Assistenti amministrativi che scelgono di specializzarsi in campo Medico o Legale, dovranno imparare la terminologia e i compiti specifici di questi campi.
Molte posizioni da Assistente Amministrativo richiedono dai 2 ai 3 anni di esperienza pregressa, altre fino a 5. Avere delle conoscenze base nel settore per il quale ci si candida è ovviamente d'obbligo.