Descrizione
L'Assistente Esecutivo è il braccio destro di dirigenti e politici, fornisce supporto diretto e gestisce il programma di appuntamenti. Pianifica, organizza, coordina e controlla tutte le procedure, attività e documentazioni.
Diversamente dall'Assistente Amministrativo, fornisce consigli e raccomandazioni, oltre a svolgere una varietà di lavori d'ufficio. Spesso fanno da rappresentanti, collaborando con individui ed organizzazioni, e possono coordinare le Pubbliche Relazioni.
Anche se i termini "Assistente" e "Segretario" sono spesso usati in modo intercambiabile, va specificato che il primo ha lentamente sostituito il secondo, che in molti casi è considerato obsoleto ed inadeguato.
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per un Assistente Esecutivo.
- Fare da intermediario ed essere il primo punto di contatto di clienti, venditori e membri dello staff, interagendo con essi on modo professionale e tempestivo:
- fornire le informazioni richieste, preparare la documentazione necessaria e garantire le successive azioni di controllo;
- incontrare privati, gruppi di speciale interesse ed altri per conto dei dirigenti, per discutere argomenti e fornire consigli.
- Revisionare e filtrare tutta la posta, le chiamate e i fax in entrata e uscita:
- analizzare circolari, richieste e rapporti in entrata e uscita;
- coordinare i servizi di comunicazione e di spedizione/corriere con i fornitori preferiti;
- monitorare, rispondere ed inoltrare le email in entrata;
- aggiornare e mantenere le liste di contatti.
- Creare e revisionare comunicazioni scritte, rapporti, presentazioni e fogli di lavoro:
- condurre ricerche e generare resoconti raccogliendo dati da diverse fonti e/o trasformarli in documenti;
- presentare relazioni e dare informazioni a dirigenti, commissioni e consigli di amministrazione.
- Gestire il calendario personale e professionale del dirigente e le richieste di incontro, coordinando appuntamenti ed assicurandosi che tutto proceda senza intoppi:
- assicurarsi che compiti e progetti vengano svolti entro le scadenze;
- prenotare sale riunioni e altre location per i meeting;
- prenotare sedi e coordinare il catering per l'organizzazione di eventi importanti;
- preparare l'ordine del giorno delle riunioni per ottimizzare i tempi;
- prendere appunti durante le riunioni e fare riassunti;
- gestire prenotazioni di viaggio e alloggi.
- Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici come email, resoconti ed altri documenti amministrativi:
- convertire documenti cartacei in digitali utilizzando uno scanner;
- prestare assistenza nell'inserimento dati e nella manutenzione dei database.
- Ordinare il materiale mancante e mantenere l'inventario, sostituendo le attrezzature se necessario o richiesto.
- Comprendere e mantenersi aggiornati sulle strutture, le politiche interne e gli obbiettivi dell'azienda.
- Gestire e segnalare le spese:
- in alcuni casi, svolgere compiti relativi alla contabilità, come la fatturazione.
Attività Quotidiane
- Revisionare e filtrare tutta la posta, email, chiamate e fax in entrata e in uscita.
- Gestire il programma giornaliero del dirigente, fissando appuntamenti professionali e personali.
- Agire da collegamento ed essere il primo punto di contatto con privati ed organizzazioni.
- Condurre ricerche e fornire informazioni e consigli.
- Preparare presentazioni e documenti.
- Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici.
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Suggerimenti di ricerca:
- Prova con parole più generiche
- Controlla l'ortografia
- Sostituisci le abbreviazioni con la parola intera
- Eccezionali competenze organizzative e di gestione del tempo:
- stabilire le priorità e pianificare le attività lavorative in modo efficiente, ottimizzando i tempi gestendo grandi carichi di lavoro;
- essere multitasking; saper lavorare in ambiente dinamico e frenetico.
- Grande iniziativa, flessibilità ed efficienza:
- Saper imparare ed adattarsi velocemente, affrontando continue richieste diverse.
- Grande cura dei dettagli e precisione.
- Eccezionali doti interpersonali e comunicative:
- comunicare chiaramente, sia a voce che per iscritto, in modo da creare relazioni di fiducia con clienti, collaboratori e dirigenti;
- dimostrare un atteggiamento professionale ed impeccabile al telefono;
- avere una personalità amichevole e gradevole in modo da favorire e mantenere relazioni positive;
- dimostrare grande abilità nel trattare i clienti in modo da anticipare le loro necessità e gestire le loro richieste in modo dinamico, diplomatico e discreto.
- Capacità di analisi e risoluzione dei problemi:
- identificare le problematiche e risolverle tempestivamente con creatività e giudizio.
- Abilità amministrative:
- comprovate competenze in elaborazione testi, fogli di lavoro e applicazioni di database;
- comprovata capacità di digitare alla velocità di 40-60 parole al minuto;
- saper utilizzare attrezzature d'ufficio di base come stampanti e fotocopiatrici.
- Grande onestà, discrezione e integrità:
- essere sufficientemente affidabile da occuparsi di informazioni confidenziali;
- essere in grado di comprendere ed agire su questioni delicate.
- Eccezionale intraprendenza, autosufficienza, puntualità ed affidabilità.
Molto importante per gli Assistenti Amministrativi è il modo di porsi. Ovviamente in questo lavoro è essenziale avere grande abilità nel rapporto con i clienti, ma un candidato di successo deve inoltre essere sempre educato, sorridente e trasmettere positività.
Il titolo di studio minimo richiesto per ricoprire una posizione di Assistente Esecutvo è il diploma di scuola superiore. Ad ogni modo, sempre più datori di lavoro richiedono lauree o master in Amministrazione, Economia o studi di segretariato.
Molte posizioni da assistente Esecutivo richiedono da 3 a 5 anni di esperienza di lavoro d'ufficio, preferibilmente come Assistente Amministrativo. Avere delle conoscenze di base nel settore per il quale ci si candida è sempre un must.
L'Assistente Esecutivo deve essere disposto ad uscire dagli schemi di lavoro, nel senso che spesso gli verranno date nuove responsabilità, e gli sarà richiesto di svolgere lavoro straordinario e di essere sempre reperibile. In altre parole, il suo programma di lavoro è interamente definito dalle esigenze del suo superiore e può variare da una compagnia all'altra.