Descrizione
I Capiufficio stabiliscono le priorità in ambito lavorativo e gestiscono le spese conformemente. Analizzano strategie ed operazioni amministrative, come anche il rendimento degli impiegati, al fine di consigliare ed applicare sistemi e metodi di lavoro migliori.
In altre parole, i Capiufficio supervisionano e coordinano tutte le attività amministrative dell'organizzazione - eccetto in enti maggiori dove ogni reparto (ad esempio Contabilità e Risorse Umane) è generalmente gestito da un Capoufficio specializzato.Diversamente, i Capiufficio di piccole organizzazioni possono occuparsi di alcune mansioni degli Assistenti Amministrativi o Assistenti Esecutivi, come ad esempio organizzare riunioni o gestire i calendari.
Chiaramente, i doveri del Capoufficio variano in base al tipo di ente per cui lavora, dal campo Legale a quello Medico eccetera. Rispondono ad Amministratori Delegati, Direttori, e/o altri superiori che operano in diversi uffici di settori pubblici e privati.
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per un Capiufficio.
- Sviluppare, attuare, monitorare, e revisionare piani tattici ed operativi, procedure e sistemi, secondo gli obbiettivi strategici, politiche, budget, scadenze e altre necessità dell'organizzazione.
- Assumere nuovi impiegati o assistere il dipartimento di Risorse Umane nel processo di selezione.
- Formare, guidare, supervisionare e disciplinare lo staff amministrativo al fine di assicurare l'efficienza di tutte le attività giornaliere:
- assegnare, supervisionare e monitorare le mansioni amministrative riguardanti ad esempio crediti (attivi e passivi), inserimento dati e simili;
- assicurarsi che obbiettivi e scadenze vengano rispettate e che i progetti siano condotti in accordo tutte le procedure e le politiche aziendali, inclusi gli standard di sicurezza;
- collaborare con gli altri reparti al fine di agevolare ed assicurare un buon svolgimento delle operazioni.
- Sovrintendere attività riguardanti budget e contabilità, incluse buste paga, riscossione crediti, riconciliazione bancaria e rapporti finanziari:
- assicurarsi che il budget sia pianificato, preparato e monitorato secondo gli obbiettivi, i criteri e le procedure organizzative;
- assicurarsi che le attività e i servizi non sforino i limiti del bilancio.
- Supervisionare la manutenzione e la riparazione delle attrezzature d'ufficio, così come la sostituzione delle forniture mancanti:
- identificare le carenze d'ufficio e determinare le attrezzature necessarie;
- esaminare tutti gli ordini delle forniture e approvare/negoziare i suddetti per assicurarsi prezzi competitivi;
- stabilire e mantenere rapporti professionali con venditori e fornitori di servizi;
- tenere traccia di ricevute e fatture, e sottoporle al team di contabilità quando richiesto.
- Occuparsi di lamentele e reclami, indirizzandoli, svolgendo indagini debitamente:
- raccogliere feedback di clienti ed impiegati e adattarsi di conseguenza.
- Inviare tempestivamente rapporti, aggiornare documentazioni e database, e preparare presentazioni e proposte, come richiesto:
- riassumere attività d'ufficio, identificare i trend e fare raccomandazioni appropriate;
- valutare e segnalare le prestazioni degli impiegati e misurare i risultati che vanno contro gli standard della compagnia;
- fornire feedback e fare raccomandazioni e adattamenti necessari ai metodi di lavoro ed ai sistemi in uso.
- Monitorare i cartellini di presenza degli impiegati:
- controllare ed approvare moduli relativi a sviluppo professionale o ferie, così come quelli per la malattia e per i permessi di assenza dal lavoro.
- In alcuni casi, organizzare e coordinare eventi per il personale come uscite di gruppo, festeggiamenti e raccolte fondi.
Attività Quotidiane
- Formare, guidare, supervisionare e disciplinare lo staff amministrativo.
- Assicurarsi dell'efficienza generale delle operazioni giornaliere, monitorando giorno per giorno il flusso di lavoro, e delegando coerentemente i compiti tra lo staff.
- Tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti, del budget dei progetti, e delle scadenze.
- Fare le raccomandazioni e gli adattamenti necessari ai sistemi e metodi di lavoro in uso.
- Preparare presentazioni, proposte e resoconti.
- Supervisionare la manutenzione e la riparazione delle attrezzature d'ufficio, così come il rimpiazzo dei materiali mancanti.
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Suggerimenti di ricerca:
- Prova con parole più generiche
- Controlla l'ortografia
- Sostituisci le abbreviazioni con la parola intera
- Grandi abilità interpersonali, di comunicazione e negoziazione:
- comunicare in modo chiaro, sia scritto che orale, in modo da creare un ambiente netto e cordiale con impiegati, colleghi e superiori;
- essere in grado di presentare informazioni ed idee a diversi gruppi, semplificando temi spesso prolissi e complessi;
- trasmettere un atteggiamento coinvolgente e utilizzare un tono influente con una particolare attenzione verso lo sviluppo di relazioni a lungo termine, sia internamente che esternamente, per facilitare l'impegno lavorativo, adattamento e collaborazione;
- gestire le richieste con professionalità, diplomazia e buone maniere.
- Eccezionali abilità di direzione:
- essere d'esempio adottando comportamenti professionali, etici e collaborativi che ispirino fiducia e rispetto;
- spingere se stessi e gli altri ad eccellere ed ottenere i risultati;
- essere intraprendenti, energici, e dimostrare un forte desiderio di prendere iniziative.
- Grande senso di empatia e compassione:
- essere attenti verso le persone;
- essere disposti a mettere al primo posto gli interessi di clienti e colleghi.
- Abilità nel risolvere problemi, prendere decisioni e avere un buon metodo:
- identificare e risolvere problemi in modo tempestivo con creatività e giudizio;
- saper raggruppare, monitorare ed analizzare ogni tipo di dato nell'ambito di documenti e presentazioni, a scopi strategici e per la risoluzione dei problemi.
- Eccezionale abilità nell'organizzazione e nella gestione dei progetti:
- essere in grado di lavorare sia da soli che in squadra in ambiente frenetico;
- essere versatili, flessibili e disponibili a lavorare all'interno di continui cambi di priorità;
- saper organizzare priorità e responsabilità in modo appropriato.
- Abilità amministrative:
- abilità comprovata nell'elaborazione di testi, fogli di calcolo e database;
- abilità comprovata nel digitare alla velocità di 40-60 parole al minuto.
- Alti livelli di integrità, credibilità e riservatezza.
Oltre alle abilità elencate sopra, I Capiufficio devono acquisire vaste conoscenze delle pratiche d'ufficio e delle procedure, così come i principi di business management. Abilità che si acquisiscono generalmente conseguendo dei Master in Amministrazione, Economia, o Contabilità.
Avere delle conoscenze di base nel settore per il quale ci si propone, è sempre d'obbligo.
Molti lavori da Capoufficio richiedono un minimo da 3a 5 anni di esperienza pregressa, alcuni possono richiederne fino a 10. E' indubbiamente importante l'esperienza nella gestione di progetti , così come in contabilità ed organizzazione di eventi.