Descrizione
Il lavoro di un HR Assistant consiste in supporto amministrativo alle attività della Direzione Risorse Umane per assicurare in modo efficiente: i pagamenti degli stipendi, gli adeguamenti salariali, i processi di reclutamento e la registrazione delle informazioni dei dipendenti.[1]
Ecco una lista parziale di alcuni dei compiti più comuni per un HR Assistant.
- Elaborare informazioni precise che siano di supporto al management team:
- verificare e registrare la documentazione relativa alle attività del personale, come assunzioni, reclutamento, formazione, lamentele e valutazione delle prestazioni;
- redigere la suddetta documentazione.
- Fornire assistenza al processo di reclutamento:
- preparare e pubblicare gli annunci di lavoro;
- raccogliere informazioni sui candidati;
- assistere la selezione e la valutazione dei candidati;
- pianificare i colloqui ed assistervi;
- preparare la documentazione necessaria per le nuove assunzioni;
- assicurarsi che le verifiche delle referenze siano state completate;
- fornire assistenza nel monitoraggio del processo di valutazione dei candidati.
- Fornire assistenza nel processo di assunzione:
- preparare la documentazione necessaria per le nuove assunzioni;
- inserire i neo-assunti nel ruolo per il quale sono stati selezionati;
- monitorare le prestazioni dei nuovi dipendenti;
- interagire e fornire informazioni ai nuovi dipendenti.
- Raccogliere dati ed elaborare statistiche e report di controllo:
- verificare la presenza e la correttezza della documentazione relativa ai nuovi impiegati;
- riportare al Direttore HR i problemi che vengono riportati da altre funzioni aziendali;
- gestire i dati sensibili secondo criteri di sicurezza adeguati.
- Fornire supporto amministrativo:
- elaborare paghe e contributi;
- monitorare le assenze per ferie o malattia;
- rispondere ad eventuali domande sulle buste paga;
- revisionare le buste paga e suggerire azioni correttive;
- gestire i contenziosi;
- aggiornare le documentazioni relative ai dipendenti.
- Coordinare gli eventi formativi e la gestione dei partecipanti.
- Gestire corrispondenza, report, organizzazione di incontri, archiviazione documentale, monitoraggio delle principali scadenze.
Attività Quotidiane
- Fornire assistenza al personale dell'azienda.
- Gestire la corrispondenza.
- Creare e distribuire documenti.
- Aggiornare ed inserire dati.
- Inserire i neo-assunti nel ruolo per il quale sono stati selezionati.
- Organizzare colloqui e riunioni.
- Preparare e compilare rapporti e fogli di calcolo.
Lo stipendio medio per HR Assistant è 28 960 € all'anno o 15 € all'ora. Questo è circa 1.8 volte di più dello stipendio medio del paese. Gli stipendi per questa posizione partono da 20 000 € e per professionisti con esperienza arrivano fino a 41 000 € Questi risultati sono basati su 5 stipendi estratti dalle descrizioni degli annunci di lavoro.
- Abilità interpersonali e comunicative:
- comunicare chiaramente, sia in forma scritta che orale, creando un ambiente positivo;
- saper lavorare in squadra.
- Capacità organizzative e di gestione del tempo:
- pianificare le attività lavorative stabilendo le priorità, in modo da ottimizzare il tempo;
- essere multitasking; saper svolgere più mansioni contemporaneamente.
- Capacità analitiche e di problem-solving:
- saper leggere ed interpretare correttamente le informazioni;
- elaborare dati numerici;
- raccogliere ed analizzare informazioni;
- identificare e risolvere problemi in modo tempestivo.
- Grande attenzione ai dettagli:
- monitorare accuratamente la qualità del lavoro;
- garantire il rispetto degli standard;
- inserire e verificare dati correttamente;
- mantenere la concentrazione durante lo svolgimento di compiti ripetitivi.
- Abilità amministrative:
- competenze informatiche;
- competenza nell'uso del pacchetto Office per produrre report e documenti;
- competenza nell'uso di Internet e posta elettronica;
- esperienza nel prendere nota durante le riunioni.
Gli HR Assistants devono essere affidabili, in grado di seguire le istruzioni date e di migliorare le proprie prestazioni in base ai feedback della direzione. Devono essere in grado di lavorare in modo autonomo ed essere motivati.
Oltre a possedere le abilità sopraelencate, gli HR Assistants devono avere un Diploma o Laurea in materie umanistiche, un'ottima conoscenza della lingua inglese ed una buona padronanza dei sistemi informatici.
L'orario di lavoro è solitamente standard e gli ambienti di lavoro sono normalmente luoghi di ufficio.