Descrizione
L'Organizzatore di Eventi pianifica, organizza e coordina conferenze, convention, incontri, seminari, riunioni, esposizioni, fiere, festival e altri eventi. Sono assunti da associazioni turistiche, associazioni professionali, centri per convention e conferenze, governi e compagnie che si occupano di organizzazione di eventi e conferenze, o possono essere liberi professionisti.
Gli Organizzatori di Eventi coordinano la logistica, in particolare budget, relatori, intrattenimento, trasporti, strutture, tecnologia, attrezzature, decorazioni, esposizioni, vettovaglie e altre necessità logistiche.
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per un Organizzatore di Eventi.
- Pianificare ed organizzare eventi:
- Facilitare gli incontri quando necessario, inclusi gli incontri con associazioni professionali, sponsor e altri gruppi per promuovere e discutere i dettagli delle conferenze, convention o eventi;
- organizzare comitati per pianificare lo scopo e il format degli eventi;
- supervisionare il procedere dell' evento, inclusi la definizione del budget ed il monitoraggio delle spese;
- pianificare intrattenimenti ed incontri sociali per i partecipanti:
- organizzare la registrazione dei partecipanti, preparare programmi e materiale promozionale e pubblicizzare l' evento per assicurarsi la massima visibilità;
- Scegliere tema e decorazioni per l' evento;
- fare un ultimo sopralluogo delle strutture prima che l' evento abbia inizio al fine di assicurarsi che incontrino le richieste del cliente.
- Comunicare con il cliente:
- essere il punto di contatto tra il cliente e la struttura durante tutto lo svolgersi dell' evento;
- comunicare efficientemente i dettagli dell' evento ai giusti reparti della struttura ospitante al fine di assicurare che le aspettative siano soddisfatte;
- coordinare e pianificare i dettagli dell' evento comunicando con il cliente in forma scritta o verbale;
- assicurarsi che tutte le informazioni fornite al cliente siano accurate ed aggiornate;
- assistere i clienti in tutte le richieste relative all' evento;
- risolvere le divergenze che potrebbero crearsi al fine di assicurare un servizio di qualità e la soddisfazione del cliente;
- interagire con il cliente per ottenere un riscontro sulla qualità e la soddisfazione;
- mantenere i rapporti con il cliente ad evento terminato.
- Coordinare i servizi per gli eventi:
- occuparsi di alloggi e trasporti per i partecipanti;
- pianificare la ristorazione per l' evento (catering, buffet, bar ecc.);
- assumere, formare e supervisionare lo staff necessario all' evento quali addetti alla sicurezza, alla sala, al catering, tecnici audio/video, intrattenitori e traduttori;
- occuparsi di bisogni particolari ed assistenza ai disabili (rampe, assistenti, rimozione di barriere architettoniche);
- prendersi carico di richieste particolari ogni qualvolta sia possibile, affrontandole con prontezza ed attenzione; organizzare il materiale audiovisivo necessario alle attività pianificate per l' evento.
- Gestire attività amministrative:
- negoziare i contratti per i servizi;
- approvare le fatture dei fornitori e mantenere un rendiconto;
- revisionare la fattura finale inoltrata al cliente e preparare i rispettivi documenti.
- Sviluppare una rete di contatti con le strutture, attività, venditori e fornitori di servizi:
- Intrattenere rapporti con fornitori di generi alimentari, di trasporti, di materiali audio/video ed intrattenimento al fine di promuovere un' eccezionale organicità nel lavoro.
- Assicurarsi che il lavoro sia svolto nel rispetto di leggi e norme vigenti, nonché di regolamenti interni e procedure proprie della struttura dove si terrà l' evento.
Attività Quotidiane
- Essere responsabile della buona riuscita degli eventi.
- Essere il tramite tra il cliente e l' hotel.
- Promuovere il lavoro di squadra ed un servizio di qualità tramite comunicazioni giornaliere con venditori, fornitori di servizi e staff durante tutte le fasi dell' evento.
- Costruire una rete di fornitori.
- Ispezionare le strutture dell' evento per accertarsi che corrispondano alle necessità del cliente.
Lo stipendio medio per Organizzatore di Eventi è 34 667 € all'anno o 18 € all'ora. Questo è circa 2.2 volte di più dello stipendio medio del paese. Gli stipendi per questa posizione partono da 24 000 € e per professionisti con esperienza arrivano fino a 49 000 € Questi risultati sono basati su 9 stipendi estratti dalle descrizioni degli annunci di lavoro.
- Capacità comunicative e interpersonali:
- Comunicare efficientemente in forma scritta e orale, al fine di creare un ambiente organico e comunicativo con clienti, membri dello staff e fornitori di materiali e servizi;
- dimostrare buone capacità di servizio al cliente.
- Capacità organizzative e di gestione del tempo:
- essere in grado si svolgere più compiti contemporaneamente, lavorando in un ambito lavorativo dinamico e frenetico;
- essere in grado di svolgere compiti in piena autonomia e con la minima supervisione;
- essere organizzati ed attenti ai dettagli.
- Capacità analitiche e decisionali:
- cercare di fornire un servizio di alta qualità;
- identificare e risolvere problemi con rapidità e giudizio;
- essere in grado di ragionare sotto stress;
- pensare in modo indipendente.
- Essere motivati, intraprendenti, responsabili e decisi a fornire il miglior servizio possibile.
Oltre alle abilità elencate, un Organizzatore di Eventi necessita di un' approfondita conoscenza di convention/catering, food and beverage ed altre professioni del settore alberghiero. Una laurea nel settore alberghiero è preferibile, così come la competenza nel pacchetto Office e Delphi.
Gli Organizzatori di Eventi non necessitano un titolo di studio apposito, ma è sempre preferibile un' esperienza pregressa e la conoscenza del settore ricettivo ed alberghiero, nonché di quello delle vendite. Gli Organizzatori di Eventi e Conferenze devono essere in grado di lavorare su orari variabili inclusi weekend e vacanze, nonché stare in piedi e camminare per turni di 8 ore.
Una cosa in comune che le posizioni nel campo del settore ricettivo hanno è la non obbligatorietà di una laurea per essere promossi. Si può fare carriera partendo da una posizione di base come il Receptionist in un hotel ed arrivare ad essere un Organizzatore di Eventi se si è portati alla professione.