Descrizione
Gli addetti alla reception sono solitamente le prime figure di riferimento con cui clienti ed impiegati interagiscono quando contattano un'azienda. Il loro compito principale è accogliere i visitatori e indirizzarli alla persona o servizio più appropriati. Inoltre gestiscono appuntamenti telefonici e non di clienti ed impiegati, organizzano e confermano appuntamenti, e forniscono le informazioni generali richieste.
In alcuni casi, specialmente nelle piccole aziende, gli incarichi dei Receptionist possono coincidere con quelli dell' Assistente Amministrativo, perciò possono occuparsi anche di alcuni compiti relativi alle Risorse Umane (per esempio contabilità e logistica). I Receptionist sono impiegati in una varietà di contesti istituzionali e commerciali sia nei settori pubblici che privati.
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per un Receptionist.
- Creare un ambiente accogliente; accogliere, informare e indirizzare visitatori ed impiegati con gentilezza, cortesia e professionalità:
- tenere un registro degli ingressi dei visitatori e riportare eventuali attività sospette al personale addetto alla sicurezza.
- Gestire posta, chiamate, email e fax in entrata e in uscita:
- rispondere, selezionare ed inoltrare chiamate in arrivo, email e richieste agli uffici di competenza;
- trascrivere ed inoltrare messaggi;
- ricevere, smistare e distribuire la posta;
- coordinare servizi di messaggistica e di corriere.
- Fornire informazioni generali di persona, per telefono, via email:
- rispondere alle domande, riferire lamentele, e/o indirizzare le persone presso i reparti appropriati;
- creare e distribuire promemoria per informare impiegati e clienti;
- in alcuni casi, promuovere servizi e/o prodotti della compagnia.
- Utilizzare sistemi manuali o computerizzati per organizzare e tenere traccia degli appuntamenti;
- coordinare prenotazioni e accessi alle sale riunioni;
- mantenere aggiornate le liste dei contatti;
- ricevere e registrare pagamenti;
- creare e tenere traccia di fatture, emettere ricevute quando necessario.
- Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici, come email, fatture, resoconti ed altri documenti amministrativi.
- Provvedere alla manutenzione del database ed all'immissione di dati, fatturazione e contabilità.
- Assicurarsi che la reception e le altre aree comuni vengano mantenute pulite ed ordinate:
- predisporre la manutenzione e le eventuali riparazioni delle attrezzature d'ufficio;
- ordinare i materiali mancanti e gestire le scorte, sostituendo ciò che è necessario o richiesto.
- In alcuni casi assicurarsi che il luogo di lavoro venga aperto e chiuso in maniera appropriata.
- Fornire supporto d'ufficio o amministrativo ai vari reparti, quando richiesto.
Attività Quotidiane
- Accogliere, informare ed indirizzare visitatori ed impiegati.
- Gestire posta, chiamate, email e fax in entrata e in uscita.
- Organizzare appuntamenti e riunioni.
- Effettuare ricerche e fornire informazioni.
- Gestire le richieste dei clienti.
- Creare e distribuire promemoria e circolari.
- Archiviare ed organizzare documenti elettronici e non, come email, fatture, rapporti e altri documenti amministrativi.
- Assicurarsi che la reception e gli ambienti limitrofi siano puliti ed ordinati.
Lo stipendio medio per Receptionist è 24 949 € all'anno o 13 € all'ora. Questo è circa 1.6 volte di più dello stipendio medio del paese. Gli stipendi per questa posizione partono da 17 000 € e per professionisti con esperienza arrivano fino a 35 000 € Questi risultati sono basati su 102 stipendi estratti dalle descrizioni degli annunci di lavoro.
- Eccezionale abilità comunicative ed interpersonali:
- comunicare chiaramente sia in forma scritta che orale al fine di informare ed assistere clienti, impiegati ed altri visitatori;
- padronanza nell' uso del telefono;
- avere un atteggiamento socievole e coinvolgente per nutrire e migliorare i rapporti coi clienti;
- dimostrare una buona gestione del servizio clienti per anticipare le necessità e gestire le richieste in maniera efficace, diplomatica e discreta;
- dimostrare di saper lavorare in squadra.
- Eccezionali capacità organizzative e di gestione del tempo:
- pianificare il lavoro in modo efficiente anche con carichi di lavoro consistenti e diversificati;
- essere multitasking; saper lavorare in un ambiente dinamico e frenetico;
- assicurarsi che le procedure vengano svolte con tempismo ed efficienza;
- archiviare documenti in modo efficiente, e mantenere l'area di lavoro pulita ed ordinata.
- Capacità di analizzare e risolvere problemi:
- leggere ed interpretare correttamente informazioni ed istruzioni;
- risolvere problemi con creatività e giudizio in tempi adeguati.
- Grande attenzione ai dettagli ed alti livelli di precisione:
- mantenere la concentrazione durante compiti molto ripetitivi.
- Abilità amministrative:
- dimostrare competenze informatiche nell'utilizzo di editor testi, fogli di calcolo e database;
- capacità di digitare alla velocità di 40-60 parole al minuto;
- essere in grado di utilizzare semplici attrezzature d'ufficio, come fotocopiatrici e stampanti.
- Grande flessibilità, prontezza ed inventiva:
- essere in grado di apprendere ed adattarsi velocemente in contesti dinamici;
- conoscere a fondo pratiche d'ufficio standard , procedure ed attrezzature.
- Alti livelli di pazienza e tolleranza.
E' particolarmente importante per i Receptionists prestare attenzione al modo di porsi. Ovviamente per questo lavoro sono essenziali ottime capacità di gestione del cliente, ma un buon candidato deve anche essere sempre educato, sorridente e mantenere un atteggiamento positivo.
Il titolo di studio minimo per questa posizione è un diploma di scuola media superiore o un attestato di formazione professionale. Tuttavia, al giorno d'oggi, sempre più datori di lavoro cercano candidati che abbiano conseguito una laurea in Amministrazione, Studi di Segreteria, o simili.
Molti dei lavori di Receptionist sono di livello base che richiede poca e nessuna esperienza (di solito tra 0 e 2 anni). Ad ogni modo, esperienze pregresse nell'ambito dell'hospitality sono preferibili.
Può capitare che i Receptionist debbano lavorare oltre l'orario stabilito per rispettare scadenze o facilitare l'organizzazione di eventi speciali. Il loro orario di lavoro è stabilito in base agli orari di apertura e chiusura dell'esercizio.