Descrizione
Le Segretarie di Studio Medico accolgono i pazienti al loro arrivo in ospedale, nelle cliniche, negli studi medici o ambulatori. Fissano appuntamenti ed organizzano la sala d'attesa. Inoltre mantengono la sicurezza della reception e delle liste di accesso, aggiornano archivi e cartelle cliniche, ricevono e registrano i pagamenti, e svolgono alcuni lavori d'ufficio secondo le istruzioni fornite.
Le Segretarie di Studio Medico non forniscono assistenza diretta agli operatori sanitari nella cura di malattie o lesioni, ma possono consigliare i pazienti su come prepararsi agli esami clinici programmati e chiarire dubbi e perplessità riguardanti le terapie da svolgere, mettendo loro a proprio agio e infondendo fiducia e serenità.[1]
Ecco una lista parziale, non esaustiva, di alcuni dei compiti più comuni per una Segretaria di Studio Medico.
- Fissare e confermare appuntamenti ed operazioni di persona, per telefono o via mail:
- fissare appuntamenti di controllo per i pazienti abituali, ed appuntamenti d'urgenza;
- verificare la corrispondenza tra le necessità del paziente e la disponibilità e specializzazione del Medico;
- tramite i pazienti, procurare cartelle e rapporti clinici prima della visita;
- comunicare con i pazienti riguardo appuntamenti e documentazione necessaria;
- contattare specialisti esterni come radiologi ed oncologi se necessario.
- Accogliere i pazienti in modo amichevole e professionale:
- porre domande e condurre colloqui con i pazienti per chiarirne le necessità;
- raccogliere, e talvolta aggiornare informazioni e dati dei pazienti;
- assistere i pazienti nella compilazione di documenti necessari.
- indirizzare o accompagnare i pazienti verso le sale di esami o trattamenti, ed assicurarsi che le attrezzature adeguate siano pronte:
- in alcuni casi controllare peso, altezza, temperatura e pressione sanguigna del paziente.
- Affrontare le preoccupazioni o le richieste dei pazienti di persona, per telefono o via mail:
- informare il paziente su trattamenti e costi.
- Mantenere forniture mediche e d'ufficio, materiali ed attrezzature:
- ordinare le forniture mancanti e mantenere l'inventario, rimpiazzando materiali ed attrezzature secondo istruzioni;
- pulire e sterilizzare strumenti ed attrezzature mediche;
- occuparsi dello smaltimento di materiali biologici e non.
- Svolgere compiti amministrativi e di segreteria come la gestione di cartelle mediche, inserimento dati e fatturazione:
- gestire tutte le chiamate, email, fax e posta in entrata e in uscita;
- preparare e revisionare/modificare cartelle e rapporti clinici;
- registrare, trascrivere, digitare, redigere ed aggiornare ogni forma di corrispondenza, come lettere di notifica o modulistica;
- inserire, compilare e registrare dati;
- ricevere e registrare pagamenti;
- archiviare ed ordinare la documentazione medica.
Attività Quotidiane
- Rispondere di persona, per telefono o via mail, ad ogni richiesta; contattare e seguire pazienti, fornitori e compagnie assicurative.
- Fissare e confermare appuntamenti sia urgenti che di routine.
- Accogliere, registrare ed indirizzare i pazienti.
- Preparare file medici.
- Ricevere e registrare pagamenti emettendo fatture quando necessario.
- Mantenere l'ufficio o studio, i materiali e le attrezzature in buone condizioni.
- Svolgere compiti di carattere amministrativo come l'immissione di dati.
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Suggerimenti di ricerca:
- Prova con parole più generiche
- Controlla l'ortografia
- Sostituisci le abbreviazioni con la parola intera
- Abilità interpersonali e comunicative:
- comunicare chiaramente, sia in forma scritta che orale, al fine di creare un ambiente confortevole e trasparente per i pazienti ed i loro familiari, fornire risposte alle loro domande ed affrontare le loro preoccupazioni;
- dimostrare un ottimo servizio al cliente, stabilendo alti standard di cure e sicurezza per i pazienti, trattando ognuno di loro con dignità e rispetto;
- avere tatto, pazienza e professionalità nel comunicare con i pazienti ed i loro familiari, così come con i colleghi, in modo da mantenere relazioni collaborative ed efficienti;
- saper lavorare in squadra con un gruppo eterogeneo di persone, sempre trasmettendo un immagine positiva e stabilendo buone relazioni.
- Grande attenzione ai dettagli:
- essere in grado di seguire istruzioni dettagliate in modo accurato e preciso;
- inserire e controllare dati in modo efficiente ed accurato;
- restare concentrati durante lo svolgimento di compiti molto ripetitivi.
- Abilità organizzative e gestionali:
- essere multitasking; saper stabilire priorità e responsabilità;
- essere flessibili e in grado di affrontare una varietà di parametri e richieste mutevoli, in un ambiente dinamico e frenetico.
- Abilità analitiche e di risoluzione dei problemi:
- saper leggere ed interpretare correttamente le informazioni;
- identificare e risolvere problemi in modo tempestivo;
- identificare processi che richiedono miglioramenti e suggerire modifiche per incrementare l'efficienza ed accelerare lo svolgimento del lavoro.
- Abilità amministrative:
- dimostrare efficienza nell'uso di elaboratori di testo, fogli di calcolo e database, e padronanza dei software specifici utilizzati dallo studio medico;
- abilità di digitare alla velocità di 40-60 parole al minuto.
- Eccezionale professionalità e forte etica lavorativa:
- essere sufficientemente affidabili per gestire informazioni sensibili/confidenziali.
Oltre alle abilità sopraelencate, la Segretaria di Studio Medico deve dimostrare di comprendere a fondo la terminologia medica e deve attenersi a leggi e normative come agli standard stabiliti.
Anche se non è richiesta una qualifica specifica per svolgere questo mestiere, aver conseguito un diploma di scuola superiore abbinato ad un corso di specializzazione ed alla formazione sul campo, è indubbiamente preferibile.