SENIOR PAYROLL SPECIALIST
Massimizzare il valore per i clienti attraverso :
Essere il punto di contatto con le aziende clienti
Risolvere rapidamente le domande dei clienti in risposta alle telefonate, al CRM e alle email
Migliorare continuamente i processi e il servizio
Elaborare e fornire le buste paga dei clienti e tutti gli altri servizi correlati, compresi i requisiti di "fine anno" (EOY), in modo accurato e puntuale.
RESPONSABILITÀ CHIAVE :
Garantire la fornitura di un servizio eccellente attraverso :
Risolvere le domande, i problemi e le richieste dei clienti in modo da soddisfarli entro i livelli di servizio concordati.
Identificazione e implementazione di migliorie del servizio, dei processi e dei prodotti.
Gestione del CRM e dei carichi di lavoro via e-mail e disponibilità a rispondere alle domande telefoniche dei clienti.
Gestire le aspettative dei clienti in merito ai tempi di risoluzione dei casi.
Certificare tutti i risultati forniti al cliente
Gestione del payroll con rispetto di tempistiche e scadenze
MANSIONI / COMPITI CHIAVE :
Risolvere le domande, i problemi e le richieste dei clienti via CRM, telefono ed e-mail in relazione alle applicazioni ADP per soddisfare i clienti e rispettare gli obiettivi di qualità e consegna.
Trasferire le domande, i problemi e le richieste dei clienti che non possono essere risolti al secondo livello di supporto, dopo un'indagine completa.
Contribuire all'analisi delle cause principali e implementare soluzioni per prevenire il ripetersi di domande, problemi e richieste dei clienti.
Gestire attivamente le proprie conoscenze e competenze per soddisfare gli standard di produttività e qualità delle attività, oltre a condividerle con il resto del team di assistenza clienti.
Identificare i miglioramenti dei servizi, dei processi e dei prodotti
Compilare il calendario mensile delle attività con i clienti.
Raccogliere, interpretare e convalidare i dati forniti dai clienti per l'elaborazione tramite CRM o BPM.
Elaborare i dati dei clienti in linea con i processi e le procedure del dipartimento.
Inserire e controllare l'output delle buste paga per verificarne l'accuratezza e per soddisfare i requisiti legislativi.
Eseguire la dichiarazione mensile a terzi (Uniemens, F24, ecc.).
Eseguire le riconciliazioni e i processi EOY come richiesto dal programma del cliente.
Preparare e completare il calcolo delle buste paga.
Assicurarsi che il manuale di analisi delle paghe del cliente sia aggiornato
Mantenersi aggiornati nella conoscenza dei prodotti e dei servizi ADP
Restare sempre aggiornati sulla conoscenza della legislazione vigente
Partecipare alla raccolta e all'analisi delle statistiche sulle prestazioni del servizio paghe e ai conseguenti piani di miglioramento.
Sfruttare le conoscenze per contribuire ai programmi di formazione per i nuovi membri del personale e per quelli meno esperti
Svolgere le altre mansioni richieste dal ruolo.
Seguire la politica di ADP in linea con i requisiti ISAE3402.
Rivedere e analizzare i feedback del Net Promoter Score (NPS) e creare piani d'azione per la gestione.
RESPONSABILITÀ DI SUPERVISIONE :
Responsabile dei clienti e delle attività assegnate
Programmare incontri o chiamate periodiche con i clienti assegnati al fine di mantenere l'eccellente qualità del servizio.
Dovrà lavorare di propria iniziativa per le attività quotidiane in linea con il calendario mensile delle attività.
COMPETENZE E CONOSCENZE :
Conoscenze richieste :
Microsoft Office avanzato
Ottime capacità di comunicazione
Conoscenza significativa dell'applicazione ADP
Competenze richieste :
Ottima conoscenza delle paghe e della legislazione
Buona capacità di analizzare la causa del problema per il cliente e di tradurlo in un linguaggio non tecnico.
Buona capacità di organizzare un grande volume di lavoro concomitante al fine di raggiungere gli obiettivi di produttività
Buona capacità di mantenere la calma sotto pressione e di fornire un servizio costante e di alta qualità ai clienti.
Buona capacità di adattare lo stile di comunicazione in base al contesto e all'obiettivo
Buon approccio analitico alla risoluzione dei problemi e al processo decisionale.
Buona capacità di assimilare e conservare rapidamente nuove informazioni.
Efficace capacità di lavorare in gruppo e di contribuire alla cultura e agli obiettivi del team.
Deve dimostrare di possedere le competenze descritte nelle Aspettative di leadership per i collaboratori individuali.
Flessibilità e reattività ai cambiamenti.
Aspettative di leadership :
Leadership aziendale : Crea e articola una visione e ispira gli altri all'azione. (Strategia e pianificazione - Responsabilità dei risultati).
Leadership delle persone : Si concentra sulla comunicazione d'impatto e sulla creazione di relazioni per sviluppare i rapporti interni ed esterni necessari per il successo.
Leadership di mercato : Guida una cultura basata sulle prestazioni che impegna i collaboratori a raggiungere l'eccellenza (attenzione al cliente - prospettiva esterna - propensione alla crescita).
ISTRUZIONE ED ESPERIENZA :
Studi economici (auspicabile)
Forte conoscenza dei principali CCNL
Inglese (preferibile)
Capacità di servizio al cliente
Forte esperienza in materia di buste paga
Esperienza di assistenza tecnica desk auspicabile
Esperienza di lavoro con uno strumento CRM
Eccellente comunicatore sia orale che scritto
Ottime qualità nella gestione delle relazioni con i clienti
Minimo 5 anni di esperienza di lavoro in un ambiente bureau (reparto risorse umane o CDL).
Esplorate la nostra pagina COVID-19 https : / / , i viaggi, il processo di assunzione e altro ancora.
Diversità, equità, inclusione e pari opportunità di impiego in ADP : ADP afferma che le disuguaglianze sono dannose per i nostri dipendenti, i nostri clienti e le comunità che serviamo.
Il nostro obiettivo è quello di produrre un cambiamento duraturo attraverso le nostre azioni. Insieme, ci uniamo per l'uguaglianza e l'equità.
ADP si impegna a garantire pari opportunità di impiego a prescindere da qualsiasi caratteristica protetta, tra cui razza, colore, informazioni genetiche, credo, origine nazionale, religione, sesso, orientamento affettivo o sessuale, identità o espressione di genere, status di straniero regolare, ascendenza, età, stato civile o status di veterano protetto e non discriminerà nessuno sulla base di una disabilità.
Sosteniamo un ambiente di lavoro inclusivo in cui i dipendenti eccellono in base al merito personale, alle qualifiche, all'esperienza, alle capacità e alle prestazioni lavorative.
Etica in ADP : ADP ha una lunga e orgogliosa storia di conduzione degli affari con i più alti standard etici e nel pieno rispetto di tutte le leggi vigenti.
Ci aspettiamo inoltre che i nostri dipendenti sostengano i nostri valori con il massimo livello di integrità e si comportino in modo da favorire un ambiente di lavoro onesto e rispettoso.
Cliccate su https : / / ù sulla cultura di ADP e sui nostri valori.
JOB TITLE : Senior Payroll Specialist
DEPARTMENT : Outsourcing MS / BPO
LOCATION : ADP Italy
REPORTS TO : Production Team Manager
JOB PURPOSE :
To maximise value for clients by :
Single Point of Contact
Rapidly resolving client queries in response to phone calls, CRM and emails
Continuously improving process and service
To process and deliver client payrolls and all other related services including "end of year" (EOY) requirements accurately and on time.
KEY RESPONSIBILITIES :
To ensure delivery of excellent service through :
Resolving client queries, issues and requests to client satisfaction within agreed service levels
Identifying and implementing service, process and product improvements
Managing CRM and email case loads whilst being available to answer client phone queries
Managing client expectations with regard to case resolution timescales
Certify all output provided to the client
Accurate and timely payroll delivery.
KEY DUTIES / TASKS :
Resolving CRM, phone and email client queries, issues and requests in relation to the ADP's applications to client satisfaction and meeting quality and delivery targets
Escalating client queries, issues and requests that cannot be resolved to 2nd line after full investigation
Contributing to root cause analysis and implementing solutions to prevent reoccurrence of client queries, issues and requests
Actively manage own knowledge and skills to meet task productivity and quality standards in addition to sharing with the rest of the client support team.
Identifying service, process and product improvements
Compile the Monthly Calendar of the Activities with the clients
Collate, interpret and validate data supplied by clients for processing thru CRM or BPM.
Process client data in line with departmental processes & procedures
Input & check the payroll output for accuracy and to meet legislative requirements
Perform Monthly declaration to third party (Uniemens, F24, etc.)
Perform reconciliations and EOY processes as required by the client schedule
Prepare and complete calculated payslips
Ensure client Payroll Analysis Manual is current
Maintain knowledge of current ADP products and services
Maintain knowledge of current statutory legislation
Participate in the collation and analysis of payroll service performance statistics and resulting improvement plans
Utilise knowledge to contribute to the training programmes for new and less experienced members of staff
Carry out other duties as required to fulfil the role
Follow ADP policy in line with ISAE3402 requirement
Review and analysis Net Promoter Score (NPS) feedback and create management action plans, as appropriate.
SUPERVISORY RESPONSIBILITIES :
Responsible of the clients and the activities assigned
Schedule periodical meetings or call with the clients assigned in order to maintain the excellent quality of the service
Will be expected to work under own initiative for day-to-day tasks in line with Monthly Calendar of the Activities
SKILLS AND KNOWLEDGE :
Knowledge required :
Microsoft Office advanced
Excellent Communication skills
Significant ADP's application knowledge
Skills required :
Excellent payroll and legislation knowledge
Good ability to analyze root cause of issue for client and translate into non technical language
Good ability to organize a large volume of concurrent work in order to achieve productivity targets
Good ability to remain calm under pressure and deliver consistent and high quality service to clients
Good ability to flex communication style based on setting and purpose
Good analytical approach to problem solving and decision making.
Good ability to quickly assimilate and retain new information
Effective team player who is able to contribute to team culture and targets
Must demonstrate the competencies as detailed in the Leadership Expectations for Individual Contributors
Flexible and responsive to change.
Leadership Expectations :
Business Leadership : Creates and articulates a vision and inspires others to action. (Strategy and Planning- Results Accountability)
People Leadership : Focuses on Impactful Communication and Relationship Building to develop internal and external relationships required for success.
Market Leadership : Drives a performance based culture that engages associates to achieve excellence(Client focus - Outside in Perspective Bias for grow).
EDUCATION AND EXPERIENCE :
Economic Studies (desirable)
Strong Knowledge of major CCNL
English (mandatory)
Customer service skills
Strong payroll experience
Technical support desk experience desirable
Experience of working with a CRM tool
Excellent communicator both verbally and writing
Excellent qualities in managing Client Relationship
Minimum of 5 years' experience working in a bureau environment (hr department or CDL).
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Diversity, Equity, Inclusion & Equal Employment Opportunity at ADP : ADP affirms that inequality is detrimental to our associates, our clients, and the communities we serve.
Our goal is to impact lasting change through our actions. Together, we unite for equality and equity. ADP is committed to equal employment opportunities regardless of any protected characteristic, including race, color, genetic information, creed, national origin, religion, sex, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, lawful alien status, ancestry, age, marital status, or protected veteran status and will not discriminate against anyone on the basis of a disability.
We support an inclusive workplace where associates excel based on personal merit, qualifications, experience, ability, and job performance.
Ethics at ADP : ADP has a long, proud history of conducting business with the highest ethical standards and full compliance with all applicable laws.
We also expect our people to uphold our values with the highest level of integrity and behave in a manner that fosters an honest and respectful workplace.
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